Con tantas distracciones que existen hoy día es muy fácil perder el hilo de lo que se está haciendo y aunque existen muchos métodos y técnicas para la gestión del tiempo, muchas veces no las usamos porque nos parecen complicadas o porque nos toma mucho tiempo programarlas, lo que nos representa una carga extra.
Pues esta técnica, que fue desarrollada por el ingeniero informático Francesco Cirillo a finales de los 80, es muy sencilla de implementar. Solo debes contar con papel, lápiz y un contador de tiempo.
Durante su época de estudiante, Cirillo empezó a desarrollar esta técnica y descubrió que, al trabajar en períodos breves de tiempo con descansos intermedios, era más productivo y lograba concentrarse mejor que cuando trabajaba en largas sesiones sin descanso.
Método o Técnica Pomodoro
Esta estrategia de gestión del tiempo consiste en organizar las tareas en bloques de 25 minutos con cortos períodos de descanso de 5 minutos al final de cada bloque y una vez completados 4 bloques, el descanso será de 20 minutos. A cada uno de esos tiempos productivos Cirillo los llamó Pomodoros.
Este particular nombre lo usó porque para tomar el tiempo, Cirillo utilizaba un contador como el que se usa en la cocina y este tenía forma de tomate.
Pasos para usar esta técnica
I. Planear
En esta etapa del proceso se deben elegir las tareas que se van a realizar. Para esto es muy útil usar la Matriz de Eisenhower donde defines lo que es urgente e importante.
Según el método, se debe elegir una tarea para cada Pomodoro, pero podemos encontrar tareas que tengan más duración, por lo que podrás adaptarlas a cada ciclo. Así mismo, podrás encontrar tareas que se pueden agrupar porque son de muy corta duración.
Por ejemplo:
1. Tareas que podrías agrupar en un pomodoro.
Tarea 1. Pagar al proveedor A
Tarea 2. Hacer pedido a proveedor B
Tarea 3. Programar cita con cliente Y
2. Tareas que podrías realizar utilizando varios pomodoros.
Tarea 1. Escribir informe de ventas para presentar al contador.
II. Anotar
Escribe la tarea que vas a realizar y programa la alarma o el cronómetro, como te sea más fácil.
Algo que yo normalmente hago es que escribo en mi agenda los números 1, 2, 3 y 4 y voy tachando cada vez que termino un pomodoro, para estar segura de que no hago menos o más pomodoros. Además, esto me ayuda a saber cuánto me toma realmente realizar una tarea y así tener esto en cuenta para programar mis tareas en próximas ocasiones.
Esto es muy útil para los freelancers que trabajan por horas, como yo. Por ejemplo, ahora sé que escribir un documento de 2.500 palabras me toma 7 Pomodoros.
III. Ejecutar
Si tomamos la tarea del informe de ventas para el contador, entonces encendemos el reloj y nos disponemos a escribir nuestro informe. Durante ese tiempo no debemos contestar llamadas, mensajes o correos, a menos que sea realmente urgente.
En caso de que un Pomodoro se vea interrumpido, se debe empezar a contabilizar de nuevo ese pomodoro cuando se reinicie la tarea.
¿Cómo se divide el tiempo?
Para finalizar, te dejo dos ejemplos de cómo lo puedes implementar, de acuerdo con lo que más se acomode a tu forma de trabajar y organizar tu tiempo. Yo prefiero el primero que es el más sencillo y me toma menos tiempo programar.
Also así:
Tarea: Escribir informe de ventas para el contador
Pomodoro | Descanso | ||
| Número | Duración | |
| 1 | 25 minutos | 5 minutos |
| 2 | 25 minutos | 5 minutos |
| 3 | 25 minutos | 5 minutos |
| 4 | 25 minutos | 20 minutos |
O así:
Primer Pomodoro Duración: 25 minutos Descanso: 5 minutos Tarea (Describir la tarea que vas a realizar)
| Segundo Pomodoro Duración: 25 minutos Descanso: 5 minutos Tarea (Describir la tarea que vas a realizar)
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Tercer Pomodoro Duración: 25 minutos Descanso: 5 minutos Tarea (Describir la tarea que vas a realizar)
| Cuarto Pomodoro Duración: 25 minutos Descanso: 20 minutos Tarea (Describir la tarea que vas a realizar)
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Sobre la Autora
Gloria Bernal, se define así:
Soy alguien que siempre está buscando mejorar a nivel personal y espiritual. Para mí la vida es toda una aventura por sí sola y cada mañana es una oportunidad para hacer las cosas mejor. No compito con nadie, solo conmigo misma y disfruto y me adapto a cada nuevo proceso. Lloro, como todos, pero no me aferro al sufrimiento y siempre me pregunto “¿para qué?”
Genial esta técnica. Gracias